Rosnąca presja regulacyjna powoduje, że działy prawne stoją przed koniecznością dostosowywania swojej działalności do zmieniającego się otoczenia regulacyjno-prawnego. Zwiększeniu uległ zakres zadań realizowanych przez nie. Kierownicy działów prawnych zmagają się z nieustannie malejącymi budżetami i zasobami (przypominam przy nieprzerwanie rosnącym zapotrzebowaniu na pomoc/ usługi prawne). Tylko znikoma liczba podmiotów dysponuje odrębnym i zazwyczaj nieznacznym budżetem na inwestycje technologiczne, w konsekwencji znacząca ich część decyduje się na outsourcing niektórych procesów do zewnętrznych prawników/ kancelarii (co jest jednym z argumentów przemawiających za potrzebą zaistnienia Legaldesk.online). 

Zważając na argumenty podawane poniżej (i w części II) niemożliwe staje się zwiększenie efektywności działów prawnych bez inwestycji w nowe technologie prawnicze (Legaltech). Inwestycje w technologie prawnicze mają, w szczególności za zadanie usprawnić sposób pracy prawników.

Legaltech (Legal tech, Legal Technology tj. Technologia  Prawnicza) zwyczajowo oznacza wszelkie rozwiązania technologiczne wykorzystywane przez prawników w ich codziennej pracy, które mają ułatwić lub usprawnić szerokorozumiane doradztwo prawne, w tym wdrażanie regulacji. Są to zarówno narzędzia wykorzystywane powszechnie (np. edytory tekstu, e-maile, itp.) jak i narzędzia specjalistyczne (np. zarządzanie kancelarią, bazy informacji prawnej, algorytmy, AI, itd). Przykładową ich listę przedstawię na bazie projektowanej Legaldesk.online.

Legaltech to technologia wspierająca wykonywanie zawodu prawnika. Proponowane rozwiązania mają pomagać prawnikom wykonywać zawód i działają w tle relacji prawnik-klient. Nie mają one zatem ambicji, aby zmieniać sposób wykonywania doradztwa prawnego, a jedynie mają na celu usprawniać sposób świadczenia tych usług. Na tym polu nadal jest wiele do zrobienia – zdecydowana większość prawników wykorzystuje technologie informatyczne w tradycyjny sposób.

Rozwiązania Legaltech to nie tylko te oparte o AI, czy blockchain (choć jest to niewątpliwie przyszłość takich narzędzi), ale także powszechnie dostępne rozwiązania, które znacząco usprawniają, czy automatyzują pracę kancelarii i samych prawników. To również narzędzia zwiększające skuteczność świadczenie pomocy prawnej i ułatwiające współpracę pomiędzy prawnikiem a Klientem.

Pośród czynników braku wykorzystywania narzędzi IT w pracy prawników najczęściej wskazuje się na następujące:

 – brak dostępu do zindywidualizowanych narzędzi, pozwalających na jednoczesne i symultaniczne kompleksowe działania,

– bariera językowa, tj. brak kalibracji narzędzi na potrzeby języka polskiego,

– nieprzystosowanie rozwiązań globalnych do specyfiki lokalnej,

– brak czasu wymaganego do zapoznania się z narzędziem i jego skutecznym wdrożeniem,

– brak łatwego dostępu do informacji o funkcjonalnościach Legaltech, oraz

–  bariery mentalne, którymi są niechęć do zmian i uczenia się nowych rozwiązań.

Rozwiązania Legaltech wspierają zarówno prawników, jak i ich klientów, oraz osoby, które samodzielnie dochodzą swoich praw.

Prawnik w skrócie mówiąc może potrzebować narzędzi umożliwiających szybsze wykonanie rutynowych czynności i skupienie się na rozwiązywaniu problemów prawnych. Klient natomiast może potrzebować narzędzia ułatwiającego wybór prawnika, oraz lepszą z nim komunikację.

Podział technologiczny narzędzi Legaltech.

Wyróżnia się podział narzędzi Legaltech, ze względu na stopień ich zaawansowania technologicznego:

– LegalTech 1.0 to najbardziej proste narzędzia wspomagające pracę prawnika takie jak programy do organizacji pracy kancelarii, obiegu dokumentów, systemy informacji prawnej, ewidencjonowania godzin oraz narzędzia do komunikacji,

– LegalTech 2.0 to narzędzia o bardziej złożonym stopniu skomplikowania technologicznego np. automatyzujące tworzenie dokumentów, umów, pozwów, smart kontraktów, dzięki którym w codziennej pracy czas poświęcany na wykonywanie poszczególnych czynności jest krótszy, oraz

– LegalTech 3.0 to narzędzia, które działają autonomicznie, wykorzystują sztuczną inteligencję i uczenie maszynowe, co pozwala na intuicyjne tworzenie i analizę dokumentów; w tym stosowanie algorytmów. LegalTech 3.0 to programy o najwyższym stopniu skomplikowania, jednak pozwalają one na zaoszczędzenie największej ilości czasu i tym samym zwiększenie efektywności wykonywanej pracy.

Tu należy wrócić do Legaldesk.online, gdyż projektowana platforma zawierać będzie od najprostszych po najbardziej zaawansowane narzędzia Legaltech, więcej na Legaldesk.online.

Pośród obszarów, które Legaltech może wesprzeć należy, w szczególności wskazać:

– dostęp, przechowywanie i integrację danych osobowych,

– wyszukiwanie, analizę i zarządzanie informacjami,

– obsługę obecnych oraz pozyskiwanie nowych klientów, oraz

– zarządzanie procesami.

Wyróżnić można trzy kierunki, które stanowią i w najbliższym czasie stanowić będą priorytety działów prawnych:

– digitalizacja i wprowadzanie nowych technologii,

– ochrona danych osobowych (RODO), oraz

– compliance.

Sam Legaltech znaleźć można przede wszystkim w takich sektorach jak:

Contract Review – rozwiązań, które dostarczają dokumenty, szablony i formularze, usprawniające udzielanie porad prawnych, identyfikację problemu klienta, tworzenie kontraktów etc.,

Contract Managment – oprogramowania, wspomagające monitorowanie, aktualizację i zarządzanie kontraktami/umowami w długich okresach czasu,

Document Services – wszelkiego rodzaju rozwiązania , które sa dostarczane przez dokumenty, szablony i formularze, które usprawniają udzielanie porad prawnych, tworzenie kontraktów.

IP Managment – czyli narzędzia , których podstawowym celem jest wyszukanie, analiza oraz śledzenie wszystkich elementów związanych z własnością intelektualną.

Practice Managment – jest to oprogramowanie ułatwiające oraz jednocześnie przyśpieszające obsługę klientów wraz z rozliczeniem zleceń czy też rejestracją czasu pracy.

Marketplace – swoisty „rynek usług”, który pomaga osobom prawnym jaki fizycznym wyszukać konkretne kancelarie prawne, które specjalizują się w stricte określonych sprawach.

Zmiany w technologii prawniczej dotyczą każdego obszaru prawa, zaczynając od obsługi spółek (w Legaldesk.online obsługiwane są wszystkie obszary prawa, z wyjątkiem prawa karnego i postępowania karnego). Tu widać ją m. in. w digitalizacji podmiotów, a także, chociażby w sposobie składania dokumentacji finansowych. Dziś np. całe sprawozdanie finansowe jest przesyłane do KRS w formie elektronicznej.

Kolejna grupa, gdzie widoczne są zmiany, to umowy handlowe, które opierane są na tak zwanym cyklu życia. Prawnikom, którzy pracują w danej kancelarii czy korporacji i są odpowiedzialni za transakcje, pracę ułatwiać mają algorytmy analizujące dokumenty w zakresie klauzul o określonej treści, a w samych postępowaniach sądowych mogą zastępować prawników w kreowaniu relatywnie prostych pism, np. nakazów.

W dziedzinie compliance, której celem jest zagwarantowanie działania organizacji, zgodnie z powszechnie obowiązującymi regulacjami, zwiększająca się liczba wprowadzanych regulacji, nakłada na podmioty gigantyczne obowiązki. Szeroki zakres regulacji zmusza do używania przez prawników rozwiązań technologicznych, które mają na celu ułatwienie efektywnego zarządzania, w tym bazy danych, monitoring, analizę dokumentów, programy, których celem jest ułatwienie w tworzeniu projektów dokumentów.

Szczególnie często technologiczne rozwiązania są wdrażane w systemach, gdzie administratorzy danych osobowych są zobligowani do realizacji praw podmiotów, a ich dane są przetwarzane w systemach IT. Każdorazowo takie rozwiązanie powinno posiadać odpowiednie mechanizmy pozwalające na kontrolę danych.

W rezultacie bardzo dużej konkurencji jaka jest na rynku prawniczymi coraz bardziej wymagających klientów  zrozumienie ich  problemów, zidentyfikowania ich potrzeb wymaga gigantycznych zasobów czasu. Z uwagi na specyfikację potrzeb kancelarii prawnych wszystkie rozwiązania o charakterze ogólnym rzadko kiedy będą spełniać swą rolę.

Cały aspekt Legaltech nie tylko już bardzo mocno umocował się w praktyce prawniczej (każda kancelaria korzysta z programu, który zarządza procesami), ale stanie się integralną częścią działań prawników.

Należy uważnie przyglądać się rozwojowi technologii, która może zostać wdrożona w zespołach prawnych. Szczególnie często technologiczne rozwiązania są wdrażane w systemach, gdzie administratorzy danych osobowych są zobligowani do realizacji praw podmiotów, a ich dane są przetwarzane w systemach IT. Takie rozwiązanie powinno zawsze posiadać odpowiednie mechanizmy pozwalające na kontrolę danych.

Czekając na Część II poznawaj Legaldesk.online na jej stronie i w jej profilach społecznościowych.

Z poważaniem,

r.pr. dr Wiktor Czeszejko-Sochacki, LL.M.

Lexalert.pl