Wprowadzenie
Dnia 13 października 2022 r. weszła w życie ustawa z 9 lutego 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (tj. Dz.U. z 2022 poz. 807) (dalej: „Ustawa” albo „Nowelizacja”) zmieniająca Kodeks spółek handlowych (dalej: „k.s.h.”). Jest to największa od 20 lat nowelizacja k.s.h.
Od lat trwał nierozstrzygnięty spór między „prolongatystami” a „redukcjonistami”. Każda ze stron miała swoje argumenty. Problem był niezwykle ważny, ponieważ przyjęcie jednego lub drugiego poglądu miało wpływ na termin wygaśnięcia mandatu członka organu spółki, a więc możliwość podejmowania decyzji w jej imieniu. Istnienie różnych koncepcji było niebezpieczne dla spółki. Nieraz bywało, że zgromadzenie wspólników spółki z o.o. bądź walne zgromadzenie spółki akcyjnej było przekonane, że mandat członka zarządu wygaśnie np. w 2022 r. a np. sąd rozpatrujący sprawę dotyczącą jakiejś umowy, jako zwolennik teorii redukcyjnej, stwierdził, że umowa zawarta w 2022 r. nie została skutecznie podpisana przez spółkę, ponieważ mandat wygasł już w 2021 r.
Bardzo często pojęcia kadencja i mandat są uważane za równoznaczne, tymczasem znaczą coś innego. Kadencja to oznaczony czas, na jaki dana osoba została powołana w skład zarządu spółki. Członek zarządu może zostać powołany na określoną kadencję albo na czas nieoznaczony. Umowa spółki może też nie zawierać żadnych postanowień dot. okresu, na jaki powoływani są członkowie zarządu, wtedy przyjmuje się, że zarząd został powołany na jeden rok. Kadencja zarządu jest więc technicznym terminem, który może zostać ustalony przez wspólników w umowie spółki. Mandat z kolei to umocowanie członka zarządu do pełnienia funkcji, czyli jego uprawnienie do tego, aby reprezentować spółkę i prowadzić jej sprawy. Inaczej mówiąc kwestia czasu trwania kadencji oraz czasu obowiązywania mandatu danego członka zarządu w wielu przypadkach nie jest jednoznaczna i wymaga dokładniejszej analizy. Wszystko zależy od tego, w jaki sposób sformułowane zostały zapisy umowy spółki w tych kwestiach. W konsekwencji możliwe jest wygaśnięcie mandatu jednocześnie z upływem kadencji, przed jej upływem, jak również już po upływie kadencji. Innymi słowami kadencja to okres na jaki dana osoba zostaje powołana do zarządu i jest on z góry znany. Mandat z kolei to umocowanie do wykonywania funkcji członka zarządu lub rady nadzorczej. Bywa, że mandat trwa, mimo wygaśnięcia kadencji. I właśnie na tym polu tj. prawidłowego wskazania daty wygaśnięcia mandatu – rodziły się spory, które obecnie rozstrzyga nowelizacja KSH. Przed nowelizacją k.s.h. bardzo duże problemy z ustaleniem czasu obowiązywania mandatu pojawiły się z uwagi na niezbyt precyzyjne użycie w treści Ustawy pojęcia „pełnego roku obrotowego pełnienia funkcji”.
Najważniejsze pytania i odpowiedzi
W wyniku nowelizacji k.s.h., w przypadku sp. z o.o., zmieniony zostanie art. 202 § 2 k.s.h., a w przypadku spółki akcyjnej art. 369 § 1 k.s.h. Nie jest to jedyna konsekwencja działania bez rzeczywistego umocowania. W przypadku zawarcia umowy z kontrahentem i wystąpienia z tego powodu szkody po jego stronie, działający po wygaśnięciu mandatu członek zarządu będzie ponosił odpowiedzialność na zasadzie winy. Kontrahenta chronić będzie również domniemanie prawdziwości wpisów widocznych w Krajowym Rejestrze Sądowym.
Na czym polegał dotychczasowy problem z liczeniem kadencji członków organów spółek kapitałowych?
Pierwszy problem opiera się na tym, w jaki sposób liczyć kadencję, drugi zaś dotyczy odpowiedzi na pytanie kiedy wygasa mandat członka organu spółki kapitałowej. W pierwszym przypadku chodzi o znalezienie odpowiedzi czy kadencję powinno się liczyć w latach kalendarzowych, a więc stosować reguły liczenia terminów, jak w art. 112 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, czy też liczyć w latach obrotowych spółki? Dodatkowo nawet przy przyjęciu, że kadencję liczy się w latach obrotowych, powstawało pytanie, czy mandat może wygasnąć przed upływem kadencji (redukowanie mandatu), czy na najbliższym zwyczajnym zgromadzeniu (prolongowanie mandatu, chodziło o znalezienie odpowiedzi na pytanie o znaczenie sformułowania „ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji”.
Nowelizacja odpowiada na te pytania na korzyść stanowiska prolongacyjnego, w tym sensie, że teraz jest jasne, że mandat nie wygaśnie przed upływem kadencji. Według nowych zasad kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych, chyba że umowa spółki lub statut stanowią inaczej. Dzięki wprowadzonej regulacji nie będzie ulegało wątpliwości, że mandat członka zarządu powołanego w dniu 1 czerwca 2021 r., na trzyletnią kadencję, w spółce, której rok obrotowy jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, wygaśnie z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za rok obrotowy 2024.
Dlaczego określenie daty wygaśnięcia mandatu jest tak ważne?
Właściwe określenie wygaśnięcia mandatu członka zarządu ma kluczowe znaczenie, gdyż ma przełożenie na decyzje podejmowane przez daną osobę w spółce i w jej imieniu. Są sytuacje, kiedy wadliwą reprezentację można naprawić ale w wielu będzie ona miała nieodwracalne, negatywne skutki. Przykładem są czynności o charakterze jednostronnym, takie jak np. oświadczenie o wypowiedzeniu umowy. Warto tym samym mieć na uwadze zmiany, zanim zwołane zostaną zwyczajne zgromadzenia wspólników, odpowiednio walne zgromadzenia akcjonariuszy, podejmujące decyzje w sprawie sprawozdań finansowych za ubiegły rok. Dobrze już teraz zadbać o prawidłowy porządek obrad, aby był on zgodny z zaktualizowanymi przepisami.
Co z zakończeniem mandatu?
Kompetencja do pełnienia funkcji członka zarządu, tak jak zostało to wskazane powyżej, rozpoczyna się z chwilą powołania do składu organu. Zakończenie mandatu jest bardziej zawiłe i zależy od sposobu jego wygaśnięcia. K.s.h. wymienia zdarzenia powodujące zakończenie kadencji członka zarządu. Są wśród nich śmierć, rezygnacja, odwołanie ze składu zarządu albo otwarcie likwidacji spółki (nie jest to katalog zamknięty). Wraz z zakończeniem kadencji, mandat członka zarządu wygasa. Jeżeli nie wystąpiła żadna z przyczyn „przedterminowego” zakończenia kadencji, a co za tym idzie wygaśnięcia mandatu, wygasa on najpóźniej w dniu odbycia zgromadzenia wspólników albo odpowiednio walnego zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu. Można zważywszy na powyższe stwierdzić, że mandat może trwać dłużej niż kadencja, np. członek zarządu w dniu 1 stycznia 2022 roku został powołany na trzyletnią kadencję. Jego mandat kończy się najpóźniej z dniem 30 czerwca 2025 roku tj. z dniem odbycia zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe spółki (przy założeniu że rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym).
r.pr. dr Wiktor Czeszejko-Sochacki, LL.M.